Een simpele online reiskosten declaratie formulier

vraag: Een mogelijkheid om via de ipad en/of desktop een declaratieformulier te gebruiken die online in te vullen is.

Huidige situatie: Excel sheet bevind zich op een netwerk locatie , gebruik vult in en secretariaat voegt dit samen in een ander document.

Oplossing: SharePoint lijsten ! Door gebruik te maken van SharePoint lijst, is het eenvoudiger alles bij te houden ,in te vullen en/of te exporteren.

ik heb een SharePoint lijst gemaakt met de velden zoals hieronder in de schermafbeelding weergegeven. Om het gebruik te vereenvoudigen heb ik 2 extra toevoegingen gemaakt.

– Vaste Ritten: In een andere lijst kunnen gemachtigde personen vaste ritten definiëren die vervolgens als in een snelmenu beschikbaar zijn. Zo hoef je niet iedere keer weer Woon/Werk en Werk/Woon opnieuw in te vullen.

– Koppeling met ANWB Routeplanner: Daarnaast was het voor de gebruiker lastig om elke keer weer de gegevens in te vullen en daarna naar de ANWB routeplanner te gaan om nog een keer in te vullen om te kijken wat het aantal KM’s nou daadwerkelijk is.

Maak eerst je lijst aan voor de declaraties, het snelmenu is een keuzemenu (in het ontwerp van het formulier pas je de datasource aan). Het veld voor de ANW routeplanner is een Link veld.

De velden in het declaratieformulier: (field1 is de ANW link veld)

Nog een lijst met vast ritten: (Omschrijving doel is filter veld)

Vervolgens via InfoPath het declaratie formulier aanpassen:

– Stel voor het veld snelmenu een external datasource in. waarbij je gebruik maakt van het veld omschrijving.

stel vervolgens een rule in op dit veld bij het zodat de standaard velden gevuld worden uit de vaste ritten lijst.

Rule 2 , heb ik gemaakt zodat de url van naar de ANWB link bij een veld aanpassing altijd netjes ook word aangepast. Hiervoor gebruik ik de concat functie.  voor de juist url opbouw zie de schermafbeeldingen hieronder.

hier een schermafbeelding met daarin de opbouw van de ANWB link.

De gebruikte functie:

een Rule kun je kopiëren en plakken op andere velden. Kopieer vervolgens Rule 2 en plak deze op Omschrijving reisdoelveld , Van Postcode en Plaatsnaam , Naar Postcode en Plaatsnaam. Als je de rule kopieert zorg je ervoor dat bij een aanpassing van de velden de ANWB link ook zal worden aangepast.

Publiceer vervolgens het formulier.

Train je gebruik dat deze de juist format gebruikt bij het invoeren zodat de koppeling naar de ANWB site beter werkt.  1234 GF, UTRECHT (cijfers spatie letters comma, plaatsnaam).